Stichting Jeugdbezigheden in vakantietijd

Laatst bijgewerkt: [dd maand yyyy]

Dit privacybeleid beschrijft hoe Stichting Jeugdbezigheden in vakantietijd (hierna: “de Stichting”, “wij”, “ons”, “vakantiespelen”, “vakantiespelen Stede Broec”) omgaat met persoonsgegevens van deelnemers, ouders/verzorgers, vrijwilligers, donateurs, partners en bezoekers van onze website en vakantiespelen.

1. Wie zijn wij?

Naam rechtspersoon: Stichting Jeugdbezigheden in vakantietijd
Adres: waterhoen 10, Grootebroek, Nederland
KvK-nummer: 41234714
E-mail: info@vakantiespelenstedebroec.nl
Telefoon: 06-14180814
Website: www.vssb.nl, www.vakantiespelenstedebroec.nl

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie tot de Stichting (deelnemer, ouder/verzorger, vrijwilliger, donateur, partner, websitebezoeker) verwerken wij mogelijk:

Identificatie & contact: naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht (optioneel).
Inschrijfinformatie (deelnemers): groepsindeling, aanwezigheid, noodcontactpersoon, relevante medische/ dieet-informatie voor veiligheid (alleen indien noodzakelijk en met toestemming).
Donatie & financiële gegevens: donatiebedrag, betaalreferentie, IBAN (bij periodieke giften/terugbetalingen), factuur- en administratiegegevens.
Communicatie & interactie: e-mailcorrespondentie, aanmeldingen voor nieuwsbrief, voorkeuren.
Websitegegevens & cookies: IP-adres, apparaat/ browsergegevens, cookie-ID’s, gebruiksstatistieken (voor functionele werking en statistiek; zie ook onze cookieverklaring).
Foto’s & video’s: beeldmateriaal van evenementen voor verslaglegging en promotie (zie §9).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, behalve beperkte gezondheidsinformatie die strikt noodzakelijk is voor veilige deelname en uitsluitend met toestemming (§4).

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

Organisatie van vakantiespelen: inschrijvingen, planning, groepsindeling, logistiek, veiligheid.
Communicatie: informeren over programma, wijzigingen, veiligheid, en nazorg (verloren & gevonden, evaluaties).
Vrijwilligersbeheer: werving, planning.
Financieel & administratief: verwerking van donaties, begroting, betalingsafhandeling, fiscale administratie.
Publiciteit & verslaglegging: delen van impressies (foto/video), nieuwsberichten, website/social media.
Juridische verplichtingen: voldoen aan wet- en regelgeving (fiscaal, veiligheid, AVG).
Verbetering dienstverlening: statistische analyses van deelname en bereik (geaggregeerd/ geanonimiseerd waar mogelijk).

4. Rechtsgronden (AVG)

We baseren onze verwerkingen op:

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)): inschrijving en deelname.
Toestemming (art. 6(1)(a)): nieuwsbriefinschrijving, publicatie van herkenbare foto’s van kinderen, medische gegevens die nodig zijn voor veilige deelname. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.
Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)): fiscale administratie, veiligheidseisen.
Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)): interne verslaglegging, algemene sfeerimpressies (waar personen niet centraal herkenbaar zijn), organisatorische statistiek. Hierbij maken wij altijd een belangenafweging en respecteren je rechten.

5. Herkomst van gegevens

Direct van jou (formulier, e-mail, telefoon, website).
Van ouders/verzorgers voor minderjarige deelnemers.
Betaalproviders (donaties/betalingen).
Vrijwilligersorganisaties/ referenties bij VOG-procedures (indien van toepassing).

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden:

Inschrijf- & deelnamedata: max. 3 jaar na het evenement (voor terugkerende organisatie en wettelijke verjaring).
Vrijwilligersdata: zolang nodig voor planning en maximaal 3 jaar na laatste inzet.
Financiële administratie: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
Nieuwsbriefgegevens: totdat je uitschrijft.
Foto’s & video’s: zolang relevant voor archief en verslaglegging; bij verzoek tot verwijdering beoordelen we haalbaarheid en verwijderen uit eigen kanalen waar mogelijk.
Medische gegevens: alleen voor de duur van het evenement en direct daarna verwijderd, tenzij een wettelijke noodzaak bestaat.

7. Delen van persoonsgegevens

Wij delen gegevens alleen indien noodzakelijk:

Verwerkers die namens ons diensten leveren (bv. inschrijfsysteem, e-maildienst, cloudopslag, betaalprovider). Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
Hulpdiensten/ verzekeraars bij incidenten.
Autoriteiten indien wettelijk verplicht.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

8. Doorgifte buiten de EU/EER

Als verwerkers of IT-systemen buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgen we voor passende waarborgen (zoals Standard Contractual Clauses en/ of een overdrachtsbeoordeling). Details zijn op aanvraag beschikbaar.

9. Foto- en videobeleid

Kinderen: voor herkenbare publicatie gebruiken wij diverse door onszelf gemaakte foto- en videobestanden. Bij inschrijving geeft u hiervoor toestemming. Deze toestemming kunt u ten alle tijde aanpassen.
Recht op verwijdering: verzoeken tot verwijdering op eigen kanalen honoreren wij waar praktisch uitvoerbaar.
Gebruik: website, jaarverslag, social media, promotiemateriaal van de Stichting.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder: toegangsbeheer, versleuteling waar passend, gescheiden opslag van gevoelige data, beperkte toegang voor vrijwilligers op “need-to-know”-basis, en periodieke evaluaties.

11. Jouw rechten

Je hebt recht op:

Inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, en bezwaar tegen verwerking.
Intrekking van toestemming zonder nadelige gevolgen voor eerdere verwerking op basis van die toestemming.

Verzoeken kun je richten aan info@vakantiespelenstedebroec.nl. Wij reageren zo snel mogelijk. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Minderjarigen

Voor deelnemers die minderjarig zijn, verwerken wij persoonsgegevens van het kind met toestemming van de ouder/verzorger en uitsluitend voor veilige deelname. Medische gegevens worden minimaal en niet breder gedeeld dan noodzakelijk met begeleiders die directe zorg/veiligheid waarborgen.

13. Cookies & online diensten

Onze website kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies. Waar wij marketingcookies willen plaatsen, vragen wij vooraf om toestemming via een cookiebanner en bieden wij een voorkeurenbeheer. Zie onze aparte Cookieverklaring voor details.

14. Donaties

Persoonsgegevens in het kader van donaties gebruiken we voor afhandeling, bedankcommunicatie, en fiscale administratie. Bij periodieke donaties verwerken wij bankgegevens (IBAN) conform beveiligings- en bewaartermijnen zoals hierboven beschreven.

15. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid periodiek wijzigen. De laatste versie is altijd beschikbaar op https://www.vssb.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij via e-mail of websitebericht.

16. Contact

Voor vragen of verzoeken over privacy, neem contact op met:
Stichting Jeugdbezigheden in vakantietijd – Privacyteam
E-mail: info@vakantiespelenstedebroec.nl
Telefoon: 06-14180814